Kosten des Eigentümers, die ihm als Lasten des Grundstücks anfall, werden als Betriebskosten bezeichnet. Ohne eine anderslautende Vereinbarung sind diese grundsätzlich vom Vermieter zu tragen. Aus diesem Grund wird meist im Mietvertrag vereinbart, dass der Mieter gegenüber dem Vermieter durch Vorauszahlungen mit späterer Abrechnung, oder durch eine angemessene Pauschale die Betriebskosten erstattet. In § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) werden Betriebskosten gesetzlich definiert. Aufgrund dieser Definition ist festzustellen, dass Betriebskosten nur diejenigen Kosten sind, die durch das Eigentum an einer Immobilie laufend entstehen. Einmalige Kosten fallen nicht unter die Definition. Voraussetzung der Umlage von Betriebskosten auf den Mieter ist eine wirksame und hinreichend bestimmte vertragliche Vereinbarung hierüber. Es genügt nicht, wenn der Vertrag eine Klausel enthält, die Bestimmt, dass der Mieter die Nebenkosten der Wohnung trägt. Die einzelnen Kostenarten müssen im aufgeführt werden. Ein Verweis auf § 27 II. BV bzw. auf § 2 BetrkV genügt jedoch. Ein Umlageschlüssel muss nicht zwingend vereinbart werden. Bei Wohnungen erfolgt die Umlage der Kosten dann entsprechend § 556a Abs. 1 S. 1 BGB nach der Wohnfläche. Wenn Geräte zur Verbrauchsmessung vorhanden sind muss auch verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die Betriebskostenabrechnung, welche jährlich bei der Vereinbarung von Vorauszahlungen zu erfolgen hat, muss folgende Punkte einbeziehen: die Gesamtkosten für das Objekt, für das die Abrechnung erstellt wurde, die Angabe des Verteilerschlüssels nebst Erläuterung, die Anteilsberechnung aufgeteilt nach Betriebskostenarten, sowie die Vorauszahlungen des Mieters. Insgesamt muss die Abrechnung verständlich bzw. nachvollziehbar und nachrechenbar sein. Zur Prüfung der Abrechnung hat der Mieter das Recht, die Belege, die der Abrechnung zu Grunde liegen, einzusehen. Das Wirtschaftlichkeitsgebot ist bei der Abrechnung der Betriebskosten zu beachten, woraus sieht ergibt, dass unwirtschaftliche Kosten nicht umlagefähig sind. Der unwirtschaftliche Teil kann in Abzug gebracht werden. Die Frage der Wirtschaftlichkeit, sowie der Umlagefähigkeit von Betriebskosten hat oftmals die deutschen Gerichte beschäftigt. Beispielhaft soll die Problematik hier an den Kosten eines Hausmeisters dargestellt werden.
Hausmeisterkosten für regelmäßig anfallende Arbeiten können fast vollständig auf die Mieter umgelegt werden. Dies gilt zumindest dann, wenn eine solche Vereinbarung im Mietvertrag enthalten ist. Aufgaben der Verwaltung oder der Instandhaltung können jedoch nicht umgelegt werden. Hieraus folgt, dass der entsprechende Lohnanteil herausgerechnet werden muss.
Die Beschäftigung eines Hausmeisters muss sich nicht als „Notwendig“ darstellen. Der Vermieter muss lediglich die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Bewirtschaftung beachten. Die Höhe der Vergütung hat sich an den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit zu orientieren.
